VALPEO Privacyverklaring

Dit bestand bevat het privacybeleid voor de volgende domeinen:

Valpeo.com

Dit privacybeleid beschrijft hoe VALPEO holding nv (BE 0783.777.420) VALPEO International nv (BE 0799.551.006) en Accord Group Belgium nv (BE 0431 718 690.) (“VALPEO”), Maenhoutstraat 77a, 9830 Sint-Martens-Latem, België, de persoonlijke informatie die je aan ons verstrekt verzamelt, gebruikt en beschermt.

VALPEO is de partij die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonlijke gegevens.

Wij verwerken uw persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke wettelijke bepalingen die voortvloeien uit Verordening 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“GDPR”).

Vragen of opmerkingen over ons privacybeleid kunt u richten aan onze DPO:

Fabiaan Van Vrekhem

privacy@valpeo.com

Inleiding

Bij VALPEO (“VALPEO”) nemen we de beveiliging van je Persoonlijke Gegevens serieus en willen we dat je op de hoogte bent van de manier waarop we je Persoonlijke Gegevens verzamelen, gebruiken en openbaar maken. Dit Privacy Beleid (het “Privacy Beleid”) beschrijft ons privacy beleid met betrekking tot het verzamelen, gebruiken en overdragen van Persoonsgegevens verzameld door VALPEO. In dit Privacybeleid verwijst “Persoonlijke Gegevens” naar alle informatie, waarheidsgetrouw of anderszins, over een individu dat kan worden geïdentificeerd (i) uit die gegevens, of (ii) uit die gegevens en andere informatie waartoe de organisatie toegang heeft of kan krijgen.

Door met ons te communiceren, informatie aan ons te verstrekken, je te registreren of je in te schrijven voor producten of diensten die door ons worden aangeboden, geef je toestemming aan VALPEO en hun respectievelijke vertegenwoordigers en/of agenten (“Vertegenwoordigers”) om je Persoonlijke Informatie te verzamelen, te gebruiken, openbaar te maken en te delen en om deze Persoonlijke Informatie door te geven aan VALPEO’s geautoriseerde dienstverleners en relevante derde partijen op de manier zoals beschreven in dit Privacy Beleid.

Dit Privacy Beleid is een aanvulling op, maar geen vervanging van, elke andere toestemming die je eerder hebt gegeven aan VALPEO met betrekking tot je Persoonsgegevens en je toestemmingen. Het is een aanvulling op alle rechten die VALPEO heeft onder de wet om je Persoonsgegevens te verzamelen, te gebruiken en/of openbaar te maken.

Deze Privacy Policy kan van tijd tot tijd worden aangepast om in lijn te blijven met VALPEO’s toekomstige ontwikkelingen, trends in de industrie en/of veranderingen in wet- en/of regelgeving. Hierin leggen we uit hoe we omgaan met je persoonlijke gegevens, wat je rechten zijn, hoe je deze kunt uitoefenen, etc.

Onze verantwoordelijkheden

Als je een geregistreerde Valpeo-gebruiker bent of een van onze enquêtes invult, treden wij op als verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit betekent dat wij de middelen en doeleinden voor de verwerking van uw persoonlijke gegevens bepalen.

Persoonlijke gegevens die we verzamelen

Wanneer u onze website bezoekt, zich bij ons registreert (als partner, klant of kandidaat) of zich aanmeldt voor het ontvangen van onze nieuwsbrieven of informatie aanvraagt over onze producten of diensten, kunnen wij bepaalde persoonlijke gegevens over u verzamelen, opslaan en gebruiken. De volgende persoonsgegevens kunnen worden verwerkt:

Als klant of leverancier:

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, titel, adres, e-mailadres, telefoonnummer.
• Financiële identificatiegegevens: bankrekeningnummers.
• Financiële transacties: bedragen te betalen door de persoon in het bestand
• Schadeloosstelling: details van de gevraagde schadeloosstelling, betaalde bedragen of andere vormen van compensatie.
• Beroepsactiviteiten van de persoon in het dossier: aard van de activiteit, aard van de goederen of diensten die de persoon in het dossier gebruikt of levert, zakelijke relaties.
• Overeenkomsten en schikkingen: details van schikkingen of commerciële overeenkomsten, overeenkomsten over vertegenwoordiging of juridische overeenkomsten, details van agenten.

Als onderdeel van onze diensten Executive Search, Executive Interim Management en Assessments:

• Persoonlijke identificatiegegevens: naam, titel, adres, e-mailadres, telefoonnummer;
• Persoonlijke gegevens: leeftijd, geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, burgerlijke staat, nationaliteit, taal;
• Meningen over persoonlijkheid of karakter;
• Huwelijk of huidige samenlevingsvorm: naam echtgeno(o)t(e) of partner, meisjesnaam echtgeno(o)t(e) of partner, datum huwelijk, datum samenlevingscontract, aantal kinderen, enz;
• Gegevens van andere familieleden of verwanten: kinderen, personen ten laste, andere verwanten, nevenverwanten, ouders en nakomelingen;
• Vrijetijdsactiviteiten en interesses: hobby’s, sport, andere interesses
• Lidmaatschappen (met uitzondering van professionele, politieke of vakbondslidmaatschappen): lidmaatschappen van liefdadigheids- of vrijwilligersorganisaties, clubs, verenigingen, organisaties, groepen enz;
• Academisch curriculum: overzicht van bezochte scholen, instellingen, universiteiten, type gevolgde cursussen, aangevraagde diploma’s, examenresultaten, andere behaalde diploma’s, beoordeling van studievoortgang;
• Vakbekwaamheid: certificaten en beroepsopleidingen, speciale rijbewijzen (chauffeur, enz.);
• Werkervaring: professionele interesses, onderzoeksinteresses, academische interesses, specialisatievakken, onderwijservaring, consultaties;
• Lidmaatschap/deelname aan beroepsorganisaties: details van betrokken groepen, commissies of commissies, uitgevoerde functies, speciale interesses en samenvatting van deelname;
• Publicaties: boeken, artikelen, rapporten, gepubliceerd audiovisueel materiaal;
• Huidige tewerkstelling: werkgever, functie en beschrijving van de functie, graad, datum van tewerkstelling, plaats van tewerkstelling, specialisatie of type bedrijf, arbeidsvoorwaarden, vorige functies en eerdere ervaring bij huidige werkgever;
• Aanwerving: datum van aanwerving, methode van aanwerving, bron van aanwerving, referenties, details over proefperiode;
• Beëindiging van het dienstverband: datum van vertrek, reden van vertrek, opzegtermijn, opzegtermijnen.
• Loopbaan: vorige banen en werkgevers, perioden zonder werk, militaire dienst.
• Lonen.
• Eigendommen van het personeelslid: auto, gereedschap, reserveonderdelen, naslagwerken, andere zaken die eigendom zijn van het personeelslid.
• Uitgeoefende publieke mandaten: functies op gemeentelijk, provinciaal, gewestelijk of gemeenschapsniveau of op federaal niveau, deelname aan overheidscomités of werkgroepen of reflectiegroepen.
• Organisatie van het werk: huidige verantwoordelijkheden, projecten, gefactureerd uurtarief, planning, gewerkte uren.

Als onderdeel van onze diensten op het gebied van Executive Search en Executive Interim Management:

Wettelijke basis: toestemming

Bij VALPEO verzamelen we persoonlijke gegevens van kandidaten, inclusief CV’s en assessment resultaten, als onderdeel van onze executive search en interim management diensten. Deze gegevens worden gebruikt om geschikte kandidaatprofielen voor onze klanten te identificeren en te evalueren. Wanneer een kandidaat via onze website solliciteert, vragen we expliciet toestemming aan de kandidaat om zijn gegevens maximaal drie jaar te bewaren. Na deze periode nemen we opnieuw contact op met de kandidaat om verlenging van de toestemming te vragen. Als er geen toestemming wordt verkregen, worden de gegevens uit onze systemen verwijderd. Voor persoonlijke gegevens die buiten de website worden verzameld, als onderdeel van onze executive search en interim management praktijken, sturen we ook een e-mail om toestemming te vragen voor het verwerken en bewaren van deze gegevens. Deze aanpak zorgt ervoor dat onze gegevensverwerking voldoet aan de GDPR en de privacy en rechten van betrokkenen respecteert.

Als onderdeel van onze VALPEO salarisstudie

Rechtsgrondslag: legitiem belang

Als onderdeel van onze salarisstudies bewaren we persoonlijke gegevens standaard één jaar. Aan het einde van dit jaar wordt bekeken of we je persoonlijke gegevens langer moeten bewaren. Zo niet, dan zullen we deze gegevens verwijderen (of in ieder geval anonimiseren). Als we je gegevens toch langer moeten bewaren, bewaren we de gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Dit stelt ons in staat om doorlopend nauwkeurige en relevante salarisanalyses te leveren, waarbij we de privacy en bescherming van persoonsgegevens strikt handhaven in overeenstemming met de geldende privacywetgeving.

Als onderdeel van onze VALPEO-cultuurenquête

Rechtsgrondslag: legitiem belang

Om de integriteit en effectiviteit van onze cultuurstudies te waarborgen, verzamelt VALPEO persoonlijke informatie die essentieel is voor het uitvoeren van onze vragenlijsten. De persoonlijke gegevens die we vragen zijn (voor)naam, leeftijd, geslacht, functie/rol in het team, afdeling/afdeling binnen het bedrijf, anciënniteit. Afhankelijk van de afspraken met onze klant kunnen de gevraagde gegevens variëren. Deze informatie wordt uitsluitend gebruikt voor het specifieke doel van deze vragen en wordt behandeld in overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR). Wij garanderen dat alle persoonlijke gegevens met de grootst mogelijke zorg worden beheerd en beveiligd. Persoonlijke gegevens worden standaard één jaar bewaard om onze diensten te evalueren en te verbeteren. Na dit jaar worden alle persoonlijke gegevens geanonimiseerd, waardoor identificatie van individuen onmogelijk wordt. Deze maatregelen zijn genomen om zowel de privacy van de betrokkenen te beschermen als naleving van de AVG te waarborgen.

Als onderdeel van ons VALPEO-onderzoek naar complexiteit, gedrag en waarden

Rechtsgrondslag: legitiem belang

VALPEO gebruikt persoonlijke gegevens zoals uw naam, leeftijd en contactgegevens, evenals de input en resultaten van uw complexiteit, waarden en gedragsoriëntatie in de context van assessment & development centers ter ondersteuning van wervingsprocessen en andere strategische beslissingen op basis van ons legitieme belang. In overeenstemming met de GDPR richtlijnen worden deze gegevens maximaal 5 jaar bewaard door VALPEO, waarna ze worden verwijderd of geanonimiseerd, tenzij anders verzocht via ons online formulier. Deze bewaarperiode stelt ons in staat om ondersteuning op lange termijn te bieden en de ontwikkeling van de kandidaat over een aanzienlijke periode te volgen (bijv. in het kader van opvolgingsplanning, ontwikkeling…). VALPEO zal deze informatie nooit delen met derden zonder jouw expliciete toestemming.

Als onderdeel van het VALPEO Coaching Platform

Rechtsgrondslag: legitiem belang

Als onderdeel van onze coaching diensten verzamelt en verwerkt VALPEO persoonlijke gegevens om effectieve en gepersonaliseerde coaching te kunnen bieden op basis van gerechtvaardigd belang. Deze gegevens (naam, voornaam, leeftijd, functie, postadres en in sommige gevallen telefoonnummer) zijn essentieel om de voortgang van de coachee te volgen, de kwaliteit van onze diensten te evalueren en te verbeteren. We bewaren deze persoonlijke gegevens gedurende een periode van vijf jaar. Deze bewaarperiode stelt ons in staat om langdurige ondersteuning te bieden en de ontwikkeling van de coachee over een aanzienlijke periode te volgen. Na deze periode van vijf jaar worden de gegevens geanonimiseerd, waardoor de privacy van onze gebruikers wordt gewaarborgd terwijl waardevolle inzichten voor statistische analyse en bedrijfsontwikkeling behouden blijven.

Als onderdeel van onze VALPEO-strategie-enquête

Rechtsgrondslag: legitiem belang

Als onderdeel van de Business Dynamics vragenlijst, ontworpen om inzicht te krijgen in de strategische aspecten binnen een organisatie, verzamelt VALPEO persoonlijke gegevens zoals naam, functie en contactgegevens op basis van gerechtvaardigde bealng. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om de resultaten van de vragenlijst te koppelen aan relevant strategisch advies en feedback, die cruciaal zijn voor zowel VALPEO’s als de klant’s besluitvormingsprocessen. In overeenstemming met de General Data Protection Regulation (GDPR) bewaren we deze gegevens voor een periode van één jaar, waarna ze zorgvuldig worden verwijderd. Deze bewaartermijn is vastgesteld om voldoende tijd te hebben voor analyse en eventuele opvolging binnen de vastgestelde strategische context, en om te voldoen aan onze rapportage- en auditverplichtingen, terwijl je rechten en privacy worden beschermd.

Als onderdeel van ons VALPEO 360° onderzoek

Rechtsgrondslag: legitiem belang

Bij deelname aan onze 360° evaluatie via VALPEO verzamelen we naam, e-mailadres, telefoonnummer (indien van toepassing), functietitel, werkgever en antwoorden op de vragenlijst om het onderzoek uit te voeren, communicatie te vergemakkelijken en interviews in te plannen indien nodig. Persoonlijke gegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en niet gebruikt in rapporten aan anderen, en antwoorden worden automatisch geanonimiseerd om privacy te garanderen. We bewaren deze persoonlijke gegevens gedurende een periode van vijf jaar, omdat we voor de uitvoering van de overeenkomst vaak vergelijkingen moeten maken met de vier jaar voorafgaand aan het referentiejaar. Voor het verwerken van persoonsgegevens beroepen we ons op gerechtvaardigd belang.

Bij gebruik van onze website: uw IP-adres, surfgedrag, gebruikte zoektermen;

Via cookies (lees ook ons Cookiebeleid ): IP-adres, waarschijnlijke plaats van raadpleging, tijdstip en dag van raadpleging, welke pagina’s werden bezocht;

Wanneer u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief: uw e-mailadres.

We kunnen ook persoonlijke gegevens ontvangen van derden (zoals kredietinformatiebureaus) die wettelijk gerechtigd zijn om die informatie aan ons door te geven.

Automatisch verzamelde informatie: Zoals de meeste aanbieders van websites analyseren wij serverlogbestanden om statistische informatie te verzamelen over het gebruik van onze website. Dit type informatie wordt alleen op geaggregeerd niveau verzameld en omvat browsertypes, besturingssystemen, IP-adressen, verwijzende/exitpagina’s, platformtypes en datum/tijdstempels.

Hoe we de verzamelde informatie gebruiken

We gebruiken de informatie die we verzamelen om door ons aangeboden producten of diensten te ondersteunen. In de volgende paragrafen worden enkele manieren beschreven waarop wij uw Persoonlijke Gegevens kunnen gebruiken:

Uw verzoeken inwilligen – Wij kunnen uw Persoonsgegevens gebruiken om uw vragen te beantwoorden en uw verzoeken in te willigen. Als u contact met ons opneemt, kunnen wij uw contactgegevens en correspondentie bijhouden en alle informatie die u in uw bericht verstrekt, gebruiken om op uw verzoek te reageren.

Zakelijke doeleinden – Wij kunnen uw Persoonsgegevens gebruiken voor onze zakelijke doeleinden, zoals audits, interne communicatie met betrekking tot kandidaten en klanten, het bepalen van de effectiviteit van onze promotionele activiteiten, het beheren van onze producten en diensten, het onderhouden en beveiligen van onze infrastructuur en voor inkoop en financiële transacties.

Informatieve Berichten – VALPEO kan van tijd tot tijd informatieve e-mails, artikelen, white papers, voorstellen, orderbevestigingen en andere informatie met betrekking tot onze producten en/of diensten versturen. Af en toe, en met uw toestemming, kunnen we uw Persoonsgegevens gebruiken in persberichten en direct marketingmateriaal. We kunnen uw Persoonsgegevens, zoals e-mail- of postadressen, ook gebruiken om enquêtes uit te voeren.

Klantenservice – Je op de hoogte stellen van wijzigingen aan onze service, problemen oplossen via live chat of e-mail, inclusief bugfixes.

Marketingdoeleinden (met uw toestemming) – Om u e-mails en berichten te sturen over nieuwe functies, producten en diensten en inhoud. Wettelijke basis voor dit gebruik van gegevens: toestemming.

Hier volgt wat elk van deze “rechtsgrondslagen” betekent: Toestemming = Je hebt duidelijk toestemming gegeven voor het verwerken van je persoonsgegevens voor een specifiek doel.

Administratieve informatie – Wij kunnen uw Persoonsgegevens van tijd tot tijd gebruiken om u belangrijke informatie te sturen over onze producten en/of diensten, wijzigingen in onze algemene voorwaarden en ons beleid en/of andere administratieve informatie. We kunnen ook van tijd tot tijd contact met u opnemen om te controleren of uw Persoonsgegevens die we hebben verzameld, correct en actueel zijn.

Andere activiteiten – Daarnaast kunnen we uw Persoonsgegevens gebruiken en openbaar maken om de levering van onze producten en/of diensten te verbeteren, met inbegrip van maar niet beperkt tot het volgende:

Extra activiteiten. In het kader van het leveren van onze producten en/of diensten gebruiken we de persoonlijke informatie die we over kandidaten verzamelen om vacatures te identificeren die volgens ons interessant kunnen zijn. We kunnen van tijd tot tijd contact opnemen met potentiële kandidaten over dergelijke vacatures. We kunnen ook van tijd tot tijd contact opnemen met individuen om namen van of andere persoonlijke informatie over potentiële kandidaten op te vragen in verband met een zoekopdracht die we uitvoeren en voor marktonderzoeksdoeleinden.

We gebruiken persoonlijke gegevens ook om referenties te bevestigen en waar nodig training en achtergrondcontroles uit te voeren. Verder kunnen we de persoonsgegevens die we verzamelen gebruiken om diversiteitsstatistieken en andere statistische informatie over onze kandidaten en plaatsingsactiviteiten samen te stellen en openbaar te maken.

Extra activiteiten voor onze diensten. In het kader van het leveren van onze diensten aan onze klanten, kunnen wij uw Persoonsgegevens gebruiken die zijn verzameld door middel van beoordelingen die wij bij u hebben uitgevoerd.

Analyse – We kunnen informatie over u bewaren en gebruiken, inclusief bijvoorbeeld uw persoonsgegevens, voor onderzoek, publicatie, ontwikkeling, benchmarking en normen, validatie, longitudinale studies, trendanalyse en om onze producten en/of diensten te verbeteren en uit te breiden of om nieuwe producten en/of diensten te ontwikkelen en op de markt te brengen. Elk gepubliceerd eindproduct kan al dan niet alleen betrekking hebben op grotere verzamelingen individuen en zal u niet persoonlijk identificeren of resultaten bevatten die aan u kunnen worden toegeschreven.

Met een sleutel versleutelde gegevens – We kunnen uw persoonlijke gegevens met een sleutel versleutelen, wat betekent dat dergelijke gegevens worden ontdaan van alle informatie waarmee u kunt worden geïdentificeerd (directe identificatoren) en worden vervangen door een versleuteling met een sleutel om ongewenste of onbedoelde identificatie te minimaliseren. Dergelijke met een sleutel versleutelde informatie kan worden ontsleuteld met behulp van de sleutel, zodat u er weer mee kunt worden geïdentificeerd. We kunnen dergelijke informatie gebruiken voor de doeleinden die worden beschreven in het gedeelte “Analytics” hierboven en zoals toegestaan door de toepasselijke wetgeving. Elk gepubliceerd eindproduct kan al dan niet verwijzen naar grotere verzamelingen individuen en zal u niet persoonlijk identificeren of resultaten bevatten die aan u kunnen worden toegeschreven.

Geanonimiseerde gegevens – Daarnaast kunnen we persoonlijke informatie anonimiseren op zo’n manier dat het eindproduct u of een ander individu niet persoonlijk identificeert, bijvoorbeeld om standaarden te genereren per industrie, geografie, niveau, etc., ons in staat te stellen lopende validatiestudies uit te voeren, rapporten samen te stellen en tijdschriftartikelen te publiceren om de kennisbasis van organisatie- en leiderschapswetenschap te vergroten. Dergelijke geaggregeerde of geanonimiseerde informatie wordt niet beschouwd als persoonlijke informatie voor de doeleinden van dit Privacybeleid en we kunnen deze voor elk doel gebruiken.

Als onderdeel van onze Executive Interim Management service:

• Personeelsadministratie: de werving en selectie van werknemers, de administratie van salarissen, toelagen, provisies en lonen en de toepassing van sociale wetgeving met de uitvoering van het contract als wettelijke basis.
• Personeelsbeheer: evaluatie en follow-up van personeel en tussenpersonen en planning van training en loopbanen op basis van de uitvoering van het contract.
• Werkplanning: de planning en controle van taken, werklast en prestaties met de uitvoering van de overeenkomst als wettelijke basis.

Als onderdeel van onze Executive Search service:

Voor wervings-, selectie- en ontwikkelingsdoeleinden door toekomstige werkgevers, het beheer van wervings- en HR-processen en elk verwant doel waarvoor u toestemming hebt gegeven voor verzameling, waarbij uw toestemming de legitieme basis is.

Als onderdeel van onze servicebeoordelingen:

Analyse van de kwaliteiten die nodig zijn voor een bepaalde baan, met uw toestemming als legitieme grondslag.

Openbaarmaking aan klanten, partners, dienstverleners en anderen

Openbaarmaking aan klanten – In het kader van de levering van onze producten en/of diensten kunnen wij uw Persoonsgegevens bekendmaken aan klanten die onze producten hebben gekocht en/of onze diensten hebben gebruikt:

In de loop van het leveren van onze producten en/of diensten, kan VALPEO assessment en andere informatie vrijgeven aan de werkgever/klant die VALPEO heeft ingeschakeld en aan aangewezen personeel van de klant. Assessment en andere persoonlijke informatie verzameld door onze consultants of verstrekt door onze klant kan worden opgeslagen in een database en/of platform dat VALPEO, naar eigen goeddunken, geschikt acht zodat onze klanten en/of bepaald personeel aangewezen door onze klanten toegang hebben zowel tijdens als na de voltooiing van onze opdracht. Als u deelneemt aan onze assessments, zullen we uw assessment rapportages niet gebruiken om onze producten en/of diensten aan te bieden zonder uw toestemming.

In het kader van het leveren van onze producten en/of diensten kunnen we Persoonsgegevens van Kandidaten, inclusief de resultaten van assessments, verstrekken aan potentiële werkgevers die VALPEO hebben ingeschakeld om zoekopdrachten uit te voeren, of om bronnen te raadplegen.

Openbaarmaking aan VALPEO bedrijven – Behoudens de bepalingen van de toepasselijke wetgeving, kunnen je Persoonsgegevens openbaar worden gemaakt aan de bedrijven die gelieerd zijn aan VALPEO. Daarnaast kan VALPEO van tijd tot tijd je Persoonsgegevens openbaar maken aan ons netwerk van onafhankelijke consultants die Diensten verlenen namens VALPEO voor de hierboven beschreven doeleinden.

Openbaarmaking aan dienstverleners – VALPEO werkt met derde partij dienstverleners die diensten leveren die kunnen bestaan uit, maar niet noodzakelijkerwijs beperkt zijn tot; website hosting en IT ondersteuning en adviesdiensten; data analyse; CV verificatie; achtergrondcontroles; salarisadministratie; public relations diensten; advocaten, accountants en andere administratieve en back-up en beveiligingsdiensten. Als onderdeel van het leveren van deze diensten kunnen deze derden toegang hebben tot uw Persoonsgegevens. Daarnaast kunnen onze softwareontwikkelingspartners uw Persoonsgegevens gebruiken om hun technologie en onderzoek en ontwikkeling aan te passen, te verbeteren, te verfijnen en te valideren.

Bedrijfsoverdrachten – VALPEO behoudt zich het recht voor om alle persoonlijke informatie die we hebben verzameld van bezoekers, of die we anderszins verzamelen in verband met onze Diensten, te openbaren of over te dragen aan een derde partij, of in het geval van een verkoop van ons bedrijf of een van onze gelieerde ondernemingen, of een fusie of consolidatie waarbij ons bedrijf of een van onze gelieerde ondernemingen betrokken is, of een verkoop of overdracht van activa of een deel van ons bedrijf of de activiteiten van een of meer van onze gelieerde ondernemingen.

Andere openbaarmakingen – VALPEO kan persoonlijke informatie ook gebruiken of openbaar maken aan: (i) de toepasselijke wet- en regelgeving naleven; (ii) te reageren op vragen of verzoeken van openbare of overheidsinstanties, met inbegrip van instanties buiten het land waar u woont; (iii) te voldoen aan een geldig juridisch proces; (iv) de rechten, privacy, veiligheid of eigendom van VALPEO, gebruikers van de Online Systemen of het publiek te beschermen; (v) ons in staat te stellen beschikbare rechtsmiddelen aan te wenden of de schade die wij kunnen oplopen te beperken; (vi) onze Legal Disclaimer handhaven; (vii) onze Servicevoorwaarden afdwingen; of (viii) reageren op een noodsituatie. We kunnen en willen geen verantwoordelijkheid nemen voor het handelen of nalaten van derden, zoals klanten, inclusief hoe zij gebruik maken van persoonlijke informatie ontvangen van VALPEO of andere onafhankelijke bronnen.

Hoe zit het met echt gevoelige gegevens?

We verzamelen geen “gevoelige gegevens” over u (zoals ras of etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze/filosofische overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, genetische gegevens, biometrische gegevens, gezondheidsgegevens, gegevens met betrekking tot uw seksleven of seksuele geaardheid en overtredingen of vermeende overtredingen), behalve wanneer we uw specifieke toestemming hebben of wanneer we daartoe verplicht zijn om aan de wet te voldoen.

Hoe zit het met de gegevens van kinderen?

Valpeo is een dienst gericht op en bedoeld voor gebruik door personen van 18 jaar of ouder. We richten Valpeo niet op kinderen en we verzamelen niet bewust persoonlijke gegevens van personen jonger dan 18 jaar.

Aanvullende richtlijnen

VALPEO kan van tijd tot tijd speciale functies of promoties sponsoren op de website, en aanvullende privacy informatie kan worden geplaatst. Die privacy informatie, voor zover strijdig met dit beleid, is van toepassing op die specifieke functie of promotie.

Uw privacykeuzes en -rechten

Het verstrekken van persoonlijke informatie aan ons is vrijwillig, maar als u bepaalde persoonlijke informatie niet verstrekt, kunt u mogelijk niet deelnemen aan onze website, producten en/of diensten.

• U kunt cookies uitschakelen in uw browser door de instellingen te wijzigen.
• U kunt cookies blokkeren door een instelling in uw browser te activeren waarmee u cookies kunt weigeren. U kunt cookies ook verwijderen via de instellingen van uw browser. Als u cookies uitschakelt, kunt u de website blijven gebruiken en door de pagina’s bladeren, maar Valpeo en bepaalde diensten zullen niet effectief werken.

U kunt contact met ons opnemen atsupport@valpeo.com als u bepaalde informatie wilt ontvangen over het al dan niet bewaren van persoonlijke informatie over u en om een kopie van dergelijke informatie te verkrijgen.

Als je: (i) vragen wilt stellen over hoe we omgaan met persoonlijke gegevens; (ii) toegang wilt tot je persoonlijke gegevens, deze wilt corrigeren of bijwerken; of (iii) wilt verzoeken om je persoonlijke gegevens te verwijderen uit VALPEO’s database, neem dan contact met ons op via contact@valpeo.com. Houd er rekening mee dat we je alleen kunnen voorzien van een niet-vertrouwelijke samenvatting van ons definitieve beoordelingsrapport, aangezien dit rapport vertrouwelijke klantinformatie bevat die we niet openbaar mogen maken. Je kunt verzoeken om verwijderd te worden uit VALPEO’s database door “Delete User” in de onderwerpregel van de email te zetten en je volledige naam, VALPEO referentiecode en telefoonnummer in de body van de email te vermelden.

We proberen zo snel als redelijkerwijs mogelijk is aan uw verzoek te voldoen en moeten mogelijk contact met u opnemen om ervoor te zorgen dat we de juiste gegevens verwijderen. Houd er rekening mee dat wij niet verantwoordelijk zijn voor het verwijderen van uw gegevens uit onze database als die gegevens deel uitmaken van onze producten en/of diensten namens uw bedrijf. In dat geval kan het nodig zijn om uw verzoek te richten aan het management van uw bedrijf. Wij zullen uw verzoek echter doorsturen naar de juiste persoon binnen uw bedrijf.

Mogelijk moeten we ook bepaalde informatie over u bewaren, zoals uw e-mailadres, om te voldoen aan opt-out- of soortgelijke verzoeken. Houd er rekening mee dat deze restinformatie in VALPEO’s databases, toegangslogs en andere bestanden blijft staan, die al dan niet persoonlijke informatie over jou kunnen bevatten. Resterende informatie zal niet worden gebruikt voor commerciële doeleinden. VALPEO behoudt zich echter het recht voor om van tijd tot tijd contact op te nemen met voormalige gebruikers van onze website, producten en/of diensten.

Uw rechten

U kunt uw rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar support@valpeo.com

U hebt recht op toegang tot de informatie die wij over u bewaren

Dit omvat het recht om ons om aanvullende informatie te vragen over:

De categorieën gegevens die we verwerken

De doeleinden van gegevensverwerking

de categorieën van derden aan wie de gegevens kunnen worden verstrekt

hoe lang de gegevens worden bewaard (of de criteria die worden gebruikt om die periode te bepalen)

Uw andere rechten met betrekking tot ons gebruik van uw informatie

Wij zullen u de informatie binnen een maand na uw verzoek verstrekken, tenzij dit een negatieve invloed zou hebben op de rechten en vrijheden van anderen (bijv. vertrouwelijkheid of intellectuele eigendomsrechten van een andere persoon). We laten het u weten als we om die reden niet aan uw verzoek kunnen voldoen.

U hebt het recht om ons te verzoeken onjuiste persoonlijke gegevens over u te corrigeren

U hebt het recht om uw toestemming in te trekken en ons uw persoonlijke gegevens te laten verwijderen.

U hebt het recht om een beperking van de verwerking van uw persoonlijke gegevens te vragen

U hebt recht op gegevensoverdraagbaarheid

U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens om u te profileren of om geautomatiseerde beslissingen over u te nemen.

We kunnen uw gegevens gebruiken om te bepalen of we u informatie moeten sturen die relevant voor u kan zijn (bv. e-mails op maat maken op basis van uw gedrag). Voor het overige is de enige omstandigheid waarin we dit zullen doen om de Valpeo service aan u te kunnen leveren.

Je hebt het recht om door ons ‘vergeten’ te worden

U kunt dit doen door ons te vragen de persoonlijke gegevens die wij over u hebben te verwijderen als het niet langer nodig is voor ons om de gegevens te bewaren voor uw gebruik van Valpeo.

U hebt het recht om een klacht in te dienen over ons gebruik van uw gegevens

Laat het ons eerst weten zodat we de kans hebben om je zorgen weg te nemen.

Hoe veilig zijn de gegevens die we verzamelen?

VALPEO heeft redelijke organisatorische, technische en administratieve maatregelen genomen om persoonlijke informatie van gebruikers van onze website, producten en/of diensten onder ons beheer te beschermen tegen verlies, misbruik en wijziging. Helaas kan echter geen enkel beveiligingssysteem of systeem voor het verzenden van persoonlijke informatie gegarandeerd 100% veilig zijn.

We hebben de volgende maatregelen genomen om de veiligheid van uw gegevens te waarborgen;

• De computers waarop gegevens worden verwerkt, zijn standaard beveiligd met een gebruikersnaam en een complex wachtwoord.
• Alle computers zijn uitgerust met een Small Office Security-oplossing, die natuurlijk altijd “up-to-date” wordt gehouden en automatisch meerdere scans uitvoert. Alle Windows-installaties worden automatisch bijgewerkt. De installatie wordt minstens één keer per maand gecontroleerd en indien nodig handmatig gestart.
• De gegevens worden opgeslagen op een deel van de schijf dat is ingesteld als “gegevenskluis”. Dit is versleuteld en kan alleen worden geopend na het opstarten van de computers + inloggen op Windows + openen van een wachtwoordkluis.
• Om gegevensverlies te voorkomen als de computers verloren gaan, maken we dagelijks back-ups naar een versleutelde cloudomgeving.
• Alle wachtwoorden worden beheerd en opgeslagen in de cloudomgeving.
• Onze werknemers worden volledig geïnformeerd over de veilige omgang met uw persoonlijke gegevens en zijn op grond van hun arbeidsovereenkomst verplicht tot geheimhouding.
• Er worden geen gegevens op papier bewaard, aangezien online registratie mogelijk is en deze gegevens niet toegankelijk zijn voor onbevoegden.

Als u reden hebt om aan te nemen dat uw interactie met ons niet langer veilig is (bijvoorbeeld als u denkt dat de beveiliging van een account dat u bij ons hebt is gecompromitteerd), breng ons dan onmiddellijk op de hoogte van het probleem door contact met ons op te nemen in overeenstemming met het gedeelte “Contact opnemen” bovenaan de homepage.

Waar slaan we de gegevens op?

Uw Persoonsgegevens kunnen worden verzameld, gebruikt, verwerkt, bekendgemaakt en overgedragen naar en binnen België en andere landen waar wij activiteiten uitvoeren of dienstverleners inschakelen. Door onze website, producten en/of diensten te gebruiken, stemt u in met de overdracht van informatie naar landen buiten uw land van verblijf, die mogelijk andere regels voor gegevensbescherming hebben dan uw land.

Als we uw gegevens op deze manier doorgeven of opslaan buiten de EER, zullen we stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat uw privacyrechten beschermd blijven zoals uiteengezet in dit Privacybeleid.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

Wij bewaren uw Persoonsgegevens gedurende de periode die nodig is om de in dit Privacybeleid beschreven doeleinden te vervullen, tenzij een langere bewaarperiode wettelijk vereist of toegestaan is.

In het bijzonder:

• Bedrijfsboeken: 7 jaar in originele of elektronische vorm, waarbij de bewaartermijn ingaat op 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting van het boekjaar. Hierbij volgen we artikel III.86 van het Wetboek van Economisch Recht en artikel 9 van het Koninklijk Besluit van 12/09/1983 tot uitvoering van de wet van 17/07/1975 op de Valpeo-boekhouding.
• Bewijsstukken: 7 jaar in originele of elektronische vorm, te beginnen met de bewaartermijn na de afsluiting van het boekjaar. Hier volgen we artikel II.86 van het Wetboek Economisch Recht.
• Documenten die niet dienen als bewijs tegen derden: 3 jaar in origineel of kopie, opnieuw met toepassing van artikel III.86 van het Wetboek van economisch recht.

Derden die uw gegevens verwerken

Technologiebedrijven gebruiken vaak derden om hun applicaties te hosten, met klanten te communiceren, hun e-mails van stroom te voorzien, enz.

Wanneer we dit doen, is het soms noodzakelijk dat we uw gegevens met hen delen om deze diensten goed te laten werken. Uw gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit strikt noodzakelijk is en in overeenstemming met de waarborgen en goede praktijken die in dit Privacybeleid worden beschreven. Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven aan een derde partij in de Verenigde Staten, nemen we stappen om ervoor te zorgen dat de organisatie in kwestie beschikt over een actuele certificering met de EU-US en Swiss-US Privacy Shield Frameworks, beheerd door de U.S. International Trade Administration (ITA) van het Department of Commerce.

Hier volgen de gegevens van onze belangrijkste externe serviceproviders en welke gegevens zij verzamelen of wij met hen delen, waar zij de gegevens opslaan en waarom zij deze nodig hebben:

Google Ads, Google-gebouw Gordon House, 4 Barrow Street, Dublin D04 E5W5, Ierland

Adverteren Webanalyseservice

Gclid, bekeken advertenties, cookie-id, datum en tijd van bezoek, apparaatinformatie, geografische locatie, IP-adres, zoektermen, weergegeven advertenties, vertoningen, online ID’s, browserinformatie

In Ierland en de VS

6(1)(1) GDPR

https://policies.google.com/privacy?hl=en

Google Analytics, Google-gebouw Gordon House, 4 Barrow St, Dublin, D04 E5W5, Ierland

Adverteren Webanalyseservice

Google client-ID, klikpad, datum en tijd van bezoek, apparaatgegevens, locatiegegevens, IP-adres, bezochte pagina’s, verwijzende URL, browsergegevens, hostnaam, browsertaal, browsertype, schermresolutie, besturingssysteem teem van apparaat, interactiegegevens, gebruikersgedrag, bezochte URL

In Ierland en de VS

6(1)(1) GDPR

https://policies.google.com/privacy?hl=en

Sendgrid, Twilio Germany GmbH,Rosenheimer Str. 143C81671 München, Duitsland

E-mailverzendprovider voornamelijk gebruikt voor het verzenden van scanrapporten en facturen van Cookiebot (alleen voor betalende klanten) via e-mail

E-mailadressen

De EU en de VS

6(1)(1)(b) GDPR

https://www.twilio.com/legal/privacy

Amazon Web Services EMEA SARL is de aanbieder van een AWS-aanbod, Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855, Luxemburg, is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens die worden verzameld of verwerkt via het AWS-aanbod.

Webapplicatiehosting: codeopslag, bestandsopslag.

Database hosting: opslag van softwaregegevens.

Alle gegevens die je invoert op app.valpeo.com, coaching.valpeo.com of een van onze onderzoeken worden opgeslagen door Amazon Web Services.

EU en Ierland

https://aws.amazon.com/privacy/?nc1=f_pr

Cronofy : Amsterdam

Apollolaan 151

Amsterdam

1077 AR

Nederland

Vergaderingen organiseren: Cronofy is zowel een verwerkingsverantwoordelijke als een verwerker. Wij verzamelen (en beheren) de informatie van gebruikers die evenementen willen plannen via Cronofy, en verwerken de informatie van hun eindgebruikers met wie ze het evenement plannen.

https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/

Cookies

We gebruiken cookies. Tenzij u uw browserinstellingen aanpast om cookies te weigeren, zullen wij (en deze derde partijen) cookies plaatsen wanneer u interactie heeft met Valpeo. Dit kunnen ‘sessiecookies’ zijn, wat betekent dat ze zichzelf verwijderen wanneer u Valpeo verlaat, of ‘permanente’ cookies die zichzelf niet verwijderen en ons helpen u te herkennen wanneer u terugkeert zodat we u een op maat gemaakte service kunnen bieden.

Klik hier voor meer informatie over ons cookiebeleid.

Beleidssamenvattingen

Dit Privacybeleid is de enige geautoriseerde verklaring van VALPEO’s praktijken met betrekking tot het verzamelen van persoonlijke gegevens. Samenvattingen van dit beleid, gegenereerd door software van derden of anderszins (bijvoorbeeld in verband met het “Privacy Preference Platform” of “P3P”) hebben geen rechtsgevolgen, zijn op geen enkele wijze bindend voor VALPEO, kunnen niet worden gebruikt ter vervanging van dit beleid en vervangen of wijzigen dit beleid niet.

Toepasselijk recht en jurisdictie

De voorwaarden van dit Privacybeleid zijn onderworpen aan en vallen onder de Belgische wetgeving. Alle geschillen met betrekking tot en/of voortvloeiend uit de voorwaarden van dit Privacybeleid zullen uitsluitend worden beslecht door de rechtbanken van Brussel/Gent, België.

© 2023 VALPEO – Alle rechten voorbehouden.

Versiebeheer

Versie

Auteur

Datum

Veranderingen

0.1

Fabiaan Van Vrekhem

01/05/2018

Een document maken

0.2

Tais Kellner

01/08/2023

Lay-out en inhoud bijwerken

0.3

Danny Baerts (externe DPO) & Tais Kellner

2/11/2023

Update over hoe we gegevens gebruiken, als gevolg van bijgewerkte website en CRM-activatie

0.4

Tais Kellner

17/4/2024

Jaarlijkse update + nieuwe branding

0.5

Tais Kellner

276/1/2025

Jaarlijkse update + nieuwe 360-tool