Politique de confidentialité – Plate-forme logicielle VALPEO

1. Qui est VALPEO ?

VALPEO CVBA (société de droit belge ayant son siège social à B-9052 Gent, Rijvisschestraat 122 (3Square), numéro d’entreprise 0669 916 444 et ci-après dénommée ” VALPEO “) est le développeur et le propriétaire d’une gamme de services de collaboration et de gestion en ligne, y compris certains logiciels permettant aux organisations d’avoir une vision totalement intégrée, entre autres, du niveau auquel la valeur est créée, la mesure dans laquelle la stratégie, la culture et la structure organisationnelle soutiennent ce processus de création de valeur, la capacité et la performance actuelles des employés actuels et nouveaux à ajouter de la valeur, l’adéquation culturelle des employés avec l’organisation, le potentiel futur des personnes à ajouter de la valeur, la façon dont la valeur est récompensée de manière juste, compétitive et équitable, et la dynamique du conseil d’administration pour soutenir ce processus de création de valeur. Vous trouverez de plus amples informations sur VALPEO à l’adresse suivante : www.valpeo.com.

Ces services sont proposés, entre autres, par le biais d’un portail et d’une interface de navigation web sécurisée et hébergée dans le nuage, propriété de VALPEO, qui fournit des analyses et des rapports fondés sur des données scientifiques.

2. Traitement des données à caractère personnel

Pour la fourniture de ses services, VALPEO a besoin de certaines données à caractère personnel, qui devront nécessairement être fournies directement par la personne concernée (telle que définie ci-dessous) ou indirectement par le client (tel que défini ci-dessous).

VALPEO attache une grande importance à la protection des données personnelles qu’elle traite. Dans le cadre du traitement juridiquement responsable, VALPEO s’engage à respecter le GDPR (tel que défini ci-dessous).

Par la présente politique, VALPEO entend informer sur ses activités de traitement des données à caractère personnel (telles que définies ci-dessous) et sur les droits des personnes concernées. Cette politique décrit, entre autres, les mesures prises par VALPEO pour protéger la vie privée dans le cadre des services de VALPEO, y compris son site web (tel que défini ci-dessous). Elle s’applique à tous les services fournis par VALPEO et remplace toutes les discussions, tous les accords et toutes les ententes de quelque nature que ce soit avec VALPEO en ce qui concerne les services de VALPEO. En acceptant ce document, vous acceptez inconditionnellement qu’il vous lie, indépendamment de toute stipulation contraire dans tout document émanant de vous ou d’un tiers. En cas de conflit entre le présent document et les conditions générales émises par vous ou par un tiers, les premières prévaudront, nonobstant toute stipulation contraire dans les secondes.

Le présent document doit être lu conjointement et s’applique conjointement avec les conditions générales de VALPEO qui se trouvent à l’adresse www.valpeo.com/generalterms et l’accord de traitement de VALPEO qui se trouve à l’adresse www.valpeo.com/processingagreement, qui font également partie intégrante de l’accord (tel que défini ci-dessous). Les conditions générales s’appliquent à la présente politique de confidentialité, sauf indication contraire.

Veuillez noter que l’acceptation de la présente politique de confidentialité ainsi que des conditions générales de VALPEO et de l’accord de traitement de VALPEO est une condition nécessaire à la fourniture de tout service par VALPEO.

Les clients et les personnes concernées (telles que définies ci-dessous) sont donc priés de lire attentivement la présente politique, étant entendu qu’elle peut être modifiée de temps à autre à la lumière du retour d’information ou des changements apportés aux services, aux conditions ou aux dispositions légales ou réglementaires.

3 Définitions

Pour une bonne compréhension de la terminologie utilisée dans le contexte de la présente politique de confidentialité, un certain nombre de termes sont définis ci-dessous, le cas échéant conformément au GDPR :

“Accord” : l’accord conclu entre les parties en ce qui concerne le service selon les termes et conditions énoncés dans les conditions générales et complétés par d’autres termes et conditions pouvant être convenus entre les parties ;

“Client” désigne une personne morale ou physique souhaitant utiliser le Service ou entrant en contact avec VALPEO pour la fourniture de Services ;

Le“ responsable du traitement” est la personne physique ou morale, l’autorité publique, le service ou tout autre organisme qui, seul ou conjointement avec d’autres, détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel, à savoir, le cas échéant, VALPEO ;

” Personne concernée“désigne une personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées par VALPEO ;

“GDPR” désigne le règlement général de l’UE sur la protection des données 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE ;

On entend par“ conditionsgénérales ” les conditions générales de VALPEO que l’on peut trouver à l’adresse www.valpeo.com/generalterms;

” Données àcaractère personnel ” : toute information relative à une personne concernée identifiée ou identifiable au sens du GDPR ;

L‘expression “ violation de données àcaractère personnel ” a la même signification que celle définie dans le GDPR ;

“Traitement” toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées ou non à l’aide de procédés automatisés et appliquées à des données à caractère personnel ou à des ensembles de données à caractère personnel, telles que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, la conservation, l’adaptation, l’adoption ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l’interconnexion, la limitation, l’effacement ou la destruction ;

” Accord detraitement ” désigne l’accord de traitement de VALPEO que vous trouverez sur le site www.valpeo.com/processingagreement;

“Sous-traitant” désigne une personne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou un autre organisme qui traite des données à caractère personnel pour le compte du contrôleur, à savoir, si le client est le contrôleur, VALPEO.

Leterme “représentant” désigne, en ce qui concerne VALPEO, ses administrateurs, dirigeants, employés, agents, conseillers, auditeurs, comptables ou avocats ;

“Service” : le service fourni par VALPEO dans le cadre du contrat, tel que défini dans le contrat ;

“Site web” désigne le site web et l’application développés, exploités et maintenus par VALPEO, disponibles respectivement à l’adresse www.valpeo.com et https//app.valpeo.com.

4 Consentement au traitement

En utilisant le service de VALPEO en vertu de la convention et/ou en visitant le site web et/ou en transférant des données personnelles à VALPEO via le site web ou de toute autre manière, et dans la mesure où le traitement n’est pas fondé sur un autre motif de traitement tel qu’énoncé à l’article 6 du RGPD :

– La personne concernée, lorsqu’elle fournit des données personnelles, autorise VALPEO à traiter ses données personnelles conformément aux objectifs décrits ci-dessous ;

– Le client, dans le cas où il fournit les données personnelles de la personne concernée, accepte l’accord de traitement et garantit qu’il dispose du consentement nécessaire et/ou d’une autre base juridique pour autoriser VALPEO à traiter les données personnelles conformément aux objectifs décrits ci-dessous.

5 Collecte de données à caractère personnel

VALPEO collecte des données personnelles par le biais de leur transfert par la personne concernée ou par des tiers (tels que des clients, y compris des agences de référence de crédit) qui sont légalement autorisés à le faire, en particulier dans le cadre de l’accord, via le site Web, via des sources accessibles au public et via des sources dont l’accès est légalement restreint.

En outre, lorsque vous visitez le site Web, que vous vous inscrivez auprès de VALPEO (y compris en tant que partenaire, client ou candidat) ou que vous vous inscrivez pour recevoir les bulletins d’information électroniques de VALPEO ou des informations sur les produits ou services de VALPEO, VALPEO peut collecter, stocker et utiliser certaines données à caractère personnel concernant la personne concernée.

Comme la plupart des fournisseurs de sites web, VALPEO analyse également les fichiers journaux du serveur afin de collecter des informations statistiques sur la manière dont le site web est utilisé, mais uniquement à un niveau agrégé. Ces informations comprennent les types de navigateurs, les systèmes d’exploitation, les adresses IP, les pages de renvoi et de sortie, les types de plates-formes et les horodatages.

Le Service est lié et le site Web contient des contenus liés à l’entreprise et sont spécifiquement destinés et conçus pour être utilisés par des adultes. VALPEO ne sollicite ni ne recueille sciemment des informations personnelles auprès d’enfants.

6 Nature des données personnelles

Les données personnelles traitées par VALPEO sont les données dont elle a besoin aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité, y compris pour la bonne exécution de l’accord. Ces données peuvent inclure des données d’identification personnelle telles que le nom et le prénom, des données de contact telles que l’adresse, le numéro de téléphone, l’adresse électronique, des données d’identification telles que le numéro de TVA et le numéro de registre national, des données relatives à l’état civil, la date et le lieu de naissance et une copie de la carte d’identité. En outre, les données relatives à l’emploi et aux activités professionnelles, à l’expérience personnelle, telles que le curriculum vitae, les lettres de motivation, les certificats de formation professionnelle, les permis, les notes prises lors de l’entretien d’embauche ; l’emploi actuel (employeur, titre et description de la fonction, diplôme, date de recrutement, lieu de travail, spécialisation ou type d’entreprise, modalités et conditions de travail, fonctions précédentes et expérience antérieure) ; les références des employeurs précédents, vos profils publics sur les médias sociaux, etc.

Il est possible que VALPEO traite certaines catégories sensibles de données à caractère personnel telles que la race ou l’origine ethnique, les convictions religieuses ou philosophiques, l’appartenance à un syndicat, les opinions ou préférences politiques et les données relatives à la santé. Le traitement de ces données personnelles est soumis aux dispositions spécifiques décrites à l’article 8 de la présente politique de confidentialité.

7 Finalité du traitement

VALPEOP traite les données à caractère personnel dans le cadre de l’accord en vue de son exécution pour la personne concernée et/ou le client (y compris la maintenance et le soutien du compte enregistré que la personne concernée ou le client détient auprès de VALPEO et la facilitation de l’accès et de la fourniture de ressources, d’outils et d’autres matériels disponibles pour la personne concernée et/ou le client), notamment à des fins de recrutement, de sélection et de développement par des employeurs potentiels, de gestion des processus de recrutement et de ressources humaines et à toute autre fin connexe pour laquelle la personne concernée a consenti au traitement ou pour laquelle il existe d’autres motifs de traitement licite.

VALPEO traite également les données personnelles pour répondre aux demandes que les utilisateurs du site Web soumettent via le site Web, pour l’administration technique du site Web, pour la recherche et l’analyse afin de maintenir et d’améliorer le service, pour développer de nouveaux services, entre autres sur la base des opinions des personnes concernées sur les produits et services de VALPEO et à des fins de satisfaction de la clientèle.

VALPEO peut également utiliser les données personnelles pour assurer une gestion efficace de la clientèle et pour contacter la personne concernée au sujet de promotions, d’enquêtes et d’opportunités exclusives offertes par VALPEO, ses distributeurs, ses partenaires et ses affiliés, y compris des informations sur d’autres produits et services susceptibles d’intéresser la personne concernée. Si la personne concernée ne souhaite pas que ses données personnelles soient traitées aux fins susmentionnées, elle peut à tout moment retirer son consentement en adressant une simple demande à VALPEO, comme indiqué à l’article 16 de la présente politique de confidentialité, ou par le biais des moyens prévus dans la communication concernée.

Toutes les données à caractère personnel seront traitées exclusivement dans le but pour lequel elles ont été collectées et dans la mesure nécessaire pour atteindre cette finalité. Cette restriction s’applique tant à la quantité de données à caractère personnel qu’à l’étendue du traitement, à la période de conservation et à l’accessibilité.

Si les données personnelles doivent être traitées pour une finalité différente de celle pour laquelle elles ont été initialement collectées, VALPEO veille à ce que le traitement ne soit pas incompatible avec la finalité pour laquelle les données personnelles ont été fournies. Si la finalité souhaitée est incompatible avec la finalité initiale pour laquelle les données personnelles ont été fournies, VALPEO demandera le consentement de la personne concernée pour le traitement de ses données personnelles à la lumière de cette nouvelle finalité, à condition que le consentement soit donné librement.

VALPEO s’abstient de prendre des décisions fondées exclusivement sur le traitement automatisé, y compris le profilage, qui produiraient des effets juridiques à l’égard de la personne concernée ou qui l’affecteraient de manière significative.

8 La licéité du traitement

VALPEO traite les données personnelles lorsque cela est nécessaire (a) pour l’exécution du Contrat ou pour l’exécution des mesures précontractuelles demandées par le Client ou la Personne concernée, ou (b) pour se conformer à ses obligations légales ou (c) à des fins de publicité et de marketing visant à mener une politique d’information des Clients et/ou des Personnes concernées et à mener une politique de fidélisation de la clientèle, ou (d) pour représenter l’intérêt légitime de VALPEO.

Si le traitement ne peut être justifié par l’un des motifs légaux susmentionnés, VALPEO peut demander le consentement de la personne concernée, à condition que ce consentement soit donné librement.

En ce qui concerne le traitement des données personnelles sensibles, VALPEO traite ces données personnelles lorsque (a) le consentement explicite de la personne concernée a été obtenu pour traiter une ou plusieurs catégories spéciales de données personnelles pour une ou plusieurs finalités bien définies ou (b) lorsque cela est nécessaire à l’exécution du contrat, en particulier dans le cadre de la revendication, de l’exercice ou du fondement d’un droit en justice, ou (c) pour se conformer aux obligations légales de VALPEO ou (d) si le traitement concerne des données personnelles qui ont manifestement été rendues publiques par la personne concernée.

9 Les destinataires et les (sous-)traitants

VALPEO peut transférer des données personnelles (ou peut être tenu de transférer des données personnelles) à des autorités publiques et peut transférer des données personnelles à des (sous-)sous-traitants afin qu’ils puissent traiter ces données pour le compte de VALPEO à condition que les (sous-)sous-traitants garantissent un niveau de protection adéquat des données personnelles et soient contractuellement tenus de se conformer au GDPR. Les données à caractère personnel ne seront pas transférées vers des pays qui n’offrent pas une protection au moins équivalente à celle de l’EEE.

Les données personnelles peuvent être communiquées pour un usage interne aux représentants de VALPEO, mais toujours dans la mesure où cela est nécessaire à l’exécution de leurs tâches, telles que l’exécution du contrat, le suivi administratif et le suivi des relations avec les clients.

VALPEO peut également transférer des données à caractère personnel (ou peut être obligé de transférer des données à caractère personnel) dans le cadre de son utilisation de (sous-)Responsables du traitement externes (tels que les fournisseurs de services informatiques, y compris les services relatifs aux logiciels pour le Traitement et le suivi des dossiers ou la comptabilité, le comptable, les partenaires coopérants et d’autres personnes impliquées dans le suivi de l’Accord), à condition qu’ils offrent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer la conformité du Traitement avec les exigences du GDPR et la protection des droits des Données Personnelles et lorsque le transfert est nécessaire dans le cadre légal ou réglementaire applicable compte tenu des finalités du Traitement.

Dans la mesure où le GDPR l’exige, VALPEO a conclu un contrat avec les (sous-)sous-traitants dans lequel la finalité du traitement est déterminée, le sous-traitant s’engage, entre autres, à respecter la confidentialité des données personnelles, à limiter le traitement à ce qui est conforme aux instructions de VALPEO ou à ce qui est légalement autorisé et à coopérer à l’exercice des droits du client et de la personne concernée qui leur sont conférés par le GDPR.

10 Le stockage des données à caractère personnel

VALPEO peut stocker des données personnelles sur des serveurs situés en dehors de la Belgique ou dans un environnement cloud. Dans ce cas, VALPEO s’assure que les données personnelles sont stockées dans un État membre de l’UE et/ou dans un pays reconnu pour offrir un niveau équivalent de protection des données et/ou que le respect des dispositions du GDPR est garanti contractuellement.

11 Registre des activités de traitement

Dans la mesure où la loi l’exige, VALPEO tient un registre des activités de traitement effectuées par elle ou sous sa responsabilité. Dans ce cas, le registre contiendra les informations requises par le GDPR, telles que le nom et les coordonnées du délégué à la protection des données (conjoint), les finalités du traitement, la description des catégories de personnes concernées, de données à caractère personnel et de destinataires, la période de conservation, etc.

12 Les droits des clients et des personnes concernées

La personne concernée peut exercer les droits énoncés ci-dessous en envoyant une notification écrite à l’adresse électronique suivante : privacy@valpeo.com

VALPEO attire l’attention sur le fait que si la Personne concernée s’oppose au Traitement de ses Données à caractère personnel en question ou exerce les droits énoncés ci-dessous, cela peut avoir pour conséquence que VALPEO ne soit plus en mesure de poursuivre l’exécution du Contrat et/ou que le Client ou la Personne concernée ne soit plus en mesure d’utiliser les Services.

12.1 Droit de retirer son consentement

Si le traitement est uniquement fondé sur le consentement, la personne concernée a à tout moment le droit de retirer ce consentement, sans que ce retrait n’affecte la légalité du traitement effectué avant le retrait du consentement.

12.2 Droit d’accès

La personne concernée peut à tout moment consulter ses données à caractère personnel et toute information relative au traitement de ses données à caractère personnel.

12.3 Droit de rectification

La personne concernée a le droit de faire rectifier les données à caractère personnel la concernant qui sont incorrectes ou incomplètes, dans la mesure où cela est légalement possible.

12.4 Droit à l’effacement

À moins que le traitement ne soit nécessaire pour faire valoir, exercer ou justifier un droit en justice ou pour respecter une obligation légale incombant à VALPEO, la personne concernée a le droit d’obtenir l’effacement de ses données à caractère personnel si (a) les données à caractère personnel ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été traitées, ou (b) le consentement, dans la mesure où le Traitement est uniquement fondé sur celui-ci, est retiré ou (c) la Personne concernée s’oppose au Traitement et il n’existe pas de motifs impérieux justifiés pour VALPEO ou (d) les Données à caractère personnel ont été traitées illégalement, ou (e) les Données à caractère personnel doivent être effacées afin de se conformer à une obligation légale.

Si la demande d’effacement s’inscrit dans le cadre d’une opposition au traitement pour des raisons tenant à la situation particulière du client et/ou de la personne concernée, VALPEO effacera les données, sous réserve de motifs impérieux justifiés pour le traitement qui l’emportent sur les intérêts et les droits du client et/ou de la personne concernée ou qui sont liés à la revendication, à l’exercice ou au fondement d’un droit en justice.

12.5 Droit à la limitation du traitement

La personne concernée a le droit d’obtenir de VALPEO la limitation du traitement si (a) elle conteste l’exactitude des données à caractère personnel, ou (b) le traitement est illégal et elle s’oppose à l’effacement des données à caractère personnel, ou (c) elle a besoin de données à caractère personnel pour faire valoir, exercer ou justifier un droit en justice alors que VALPEO n’en a plus besoin aux fins du traitement, ou (d) elle s’est opposée au traitement sur la base des motifs justifiables énoncés à l’article 21 du RGPD.

12.6 Droit à la portabilité des données

La personne concernée a le droit d’obtenir les données à caractère personnel la concernant sous une forme structurée, usuelle et lisible et de transférer ces données à caractère personnel à un autre sous-traitant si (a) le traitement est fondé sur le consentement ou (b) le traitement est nécessaire à l’exécution de la mission à la suite de l’accord.

12.7 Droit d’opposition

Le client et/ou la personne concernée a le droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité chargée de la protection des données (Drukpersstraat 35, 1000 Bruxelles(www.privacycommission.be)) s’il estime que le traitement est illégal.

13 L’obligation de VALPEO

VALPEO a pris les mesures appropriées pour protéger les données à caractère personnel afin de garantir que les données à caractère personnel sont utilisées conformément aux objectifs susmentionnés et que leur exactitude et leur mise à jour sont assurées.

14 La sécurité des données personnelles

VALPEO veille à ce que les données personnelles des personnes concernées soient protégées et sécurisées dans toute la mesure du possible afin d’assurer leur confidentialité et d’empêcher qu’elles ne soient déformées, endommagées, détruites ou divulguées à un tiers non autorisé. Les mesures spécifiques prises par VALPEO dans cette perspective sont décrites dans la politique de sécurité de l’information, dont une copie peut être obtenue par la Personne concernée.

En cas de violation et d’atteinte à la disponibilité, à l’intégrité ou à la confidentialité des données à caractère personnel, VALPEO veille à ce que la violation relative aux données à caractère personnel soit signalée à l’autorité chargée de la protection des données dans les 72 heures suivant le moment où elle en a eu connaissance, sauf s’il est peu probable que la violation présente un risque pour les droits et les libertés des personnes concernées. VALPEO signale également la violation de données à caractère personnel aux clients et/ou aux personnes concernées s’il est probable que la violation entraîne un risque accru pour les droits et libertés des clients ou des personnes concernées.

Bien que VALPEO prenne les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger les données personnelles, il est souligné qu’aucune transmission sur Internet ne peut jamais être garantie sûre. Par conséquent, la personne concernée note que VALPEO ne peut pas garantir la sécurité des données personnelles lors de leur transmission et que la sécurité effective dépend en partie du fait que la personne concernée (ou le client) veille à ce que les identifiants et les mots de passe qui lui ont été attribués restent confidentiels et sûrs.

15 Période de conservation des données à caractère personnel

15.1 Les données à caractère personnel ne seront pas conservées plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles elles sont traitées.

15.2 Lorsque des données à caractère personnel sont traitées aux fins de l’exécution du contrat, la personne concernée (et/ou le client) peut, en cas de résiliation ou d’expiration du contrat, demander à VALPEO de restituer les données à caractère personnel à la personne concernée (ou, le cas échéant, au client) dans un délai de 30 (trente) jours à compter de la date de la résiliation ou de l’expiration du contrat.

Sauf si le droit applicable empêche VALPEO de le faire, VALPEO se conforme à cette demande à condition que le Client ait, à ce moment-là, payé tous les montants dus à VALPEO, y compris les montants résultant de la résiliation ou de l’expiration (qu’ils soient dus ou non à la date de la résiliation ou de l’expiration). En cas de restitution des Données à caractère personnel au Client, VALPEO ne conserve plus les Données à caractère personnel à moins que la Personne concernée (ou le Client) n’en fasse la demande légale et sous réserve des conditions alors convenues.

A défaut d’instruction de restitution des données à caractère personnel, VALPEO n’a aucune obligation de conserver, transmettre ou restituer les données à caractère personnel, sauf si VALPEO a conservé les données à caractère personnel dans les conditions prévues par le présent article.

A moins que la Personne concernée (ou le Client) ne demande à VALPEO de lui restituer les Données à caractère personnel ou ne lui ait demandé de les supprimer ou de les rendre anonymes, VALPEO peut, compte tenu de la nécessité de conserver les Données à caractère personnel pour des tâches de suivi, conserver les Données à caractère personnel pendant 10 (dix) ans après la fin de l’exécution du Contrat, étant entendu que la Personne concernée (ou le Client) peut demander à VALPEO de continuer à les conserver pour la durée qu’elle a indiquée et aux conditions convenues à ce moment-là.

VALPEO peut en tout état de cause continuer à utiliser des données si VALPEO le fait dans des formats agrégés, non identifiables par le client et non identifiables par une personne, garantissant ainsi que les données personnelles ne sont plus considérées comme des données personnelles en vertu de la législation sur la protection de la vie privée.

16 Contact

Pour toute information complémentaire en relation avec la présente Politique de confidentialité ou pour toute demande de rectification, d’accès ou de limitation du Traitement, la Personne concernée peut contacter VALPEO à l’adresse privacy@valpeo.com. La Personne concernée recevra gratuitement une confirmation de sa demande dans un délai de trente (30) jours, étant entendu que ce délai peut être prolongé d’une période supplémentaire de trente (30) jours, pour autant que VALPEO considère que la demande en question est complexe.

17 Litiges et droit applicable

La présente politique de protection de la vie privée est régie et interprétée conformément au droit belge. Tous les litiges relatifs à la présente politique de confidentialité, y compris son interprétation, ainsi que les litiges relatifs à la protection des données à caractère personnel, relèvent de la compétence exclusive des tribunaux de l’arrondissement de Bruxelles, sans préjudice de dispositions légales impératives contraires. Avant d’intenter une action en justice, toutes les parties concernées doivent prendre toutes les mesures possibles pour résoudre leur différend à l’amiable.